1. Namen te politike
V družbi RUY d.o.o. se zavedamo, da nam s sodelovanjem zaupate tudi osebne podatke. S to politiko zasebnosti pojasnjujemo, katere osebne podatke obdelujemo, zakaj jih obdelujemo, na kateri pravni podlagi, komu jih razkrivamo, kako dolgo jih hranimo in kakšne pravice imate v zvezi z njimi.
Politika se nanaša na obdelavo osebnih podatkov, pri kateri nastopamo kot upravljavec, torej kadar sami določamo namene in sredstva obdelave. Ločeno je v 3. poglavju pojasnjena obdelava, pri kateri nastopamo kot obdelovalec v imenu svojih strank.
Osebne podatke obdelujemo skladno s Splošno uredbo (EU) 2016/679 o varstvu podatkov (GDPR), Zakonom o varstvu osebnih podatkov (ZVOP-2) in drugimi veljavnimi predpisi.
2. Upravljavec in kontaktni podatki
Upravljavec osebnih podatkov je:
RUY d.o.o., Tovarniška cesta 36, 1370 Logatec, Slovenija
Matična številka: 7420706000 | ID za DDV: SI64401995
Elektronska pošta: info@ruy.si | Telefon: 031 318 724 | Spletna stran: www.ruy.si
Za vsa vprašanja v zvezi z varstvom osebnih podatkov in za uveljavljanje pravic nas kontaktirajte na info@ruy.si ali na zgoraj navedeni poslovni naslov s pripisom »varstvo osebnih podatkov«.
3. Kdaj nastopamo kot obdelovalec
Pri izvajanju svetovalnih in strokovnih storitev pogosto dostopamo do osebnih podatkov, ki jih določi in nam zaupa naša stranka. V teh primerih namenov in sredstev obdelave ne določamo sami: upravljavec je naša stranka, mi pa nastopamo kot pogodbeni obdelovalec.
Za takšno obdelavo s stranko pred začetkom obdelave sklenemo pogodbo o obdelavi osebnih podatkov skladno z 28. členom GDPR. Podatke obdelujemo izključno po dokumentiranih navodilih stranke, jih ne uporabljamo za lastne namene in jih po zaključku storitve vrnemo ali izbrišemo.
Če ste posameznik, katerega podatke smo obdelovali v imenu naše stranke, svoje pravice uveljavljajte pri tej stranki kot upravljavcu. Če se obrnete na nas, vas bomo na to opozorili in vašo zahtevo brez nepotrebnega odlašanja posredovali upravljavcu.
4. Kategorije posameznikov in viri podatkov
Osebne podatke obdelujemo o naslednjih skupinah posameznikov:
- predstavnikih, kontaktnih osebah naših strank ter potencialnih strank;
- predstavnikih naših dobaviteljev, podizvajalcev in poslovnih partnerjev;
- obiskovalcih naše spletne strani in prejemnikih naših e-sporočil;
- drugih posameznikih, ki nas kontaktirajo ali sodelujejo v postopkih, v katerih smo udeleženi.
Podatke praviloma pridobimo neposredno od vas — ob povpraševanju, sklenitvi pogodbe, komunikaciji ali prijavi na e-novice. Del podatkov pridobimo od vašega delodajalca ali naročnika, kadar vas ta imenuje za kontaktno osebo, ter iz javno dostopnih virov, kot so poslovni registri, spletne strani družb in poslovna omrežja.
Osebnih podatkov posebnih vrst iz 9. člena GDPR ne zbiramo namensko. Če jih prejmemo v gradivih stranke, jih obravnavamo skladno s 3. poglavjem te politike.
5. Nameni obdelave, pravne podlage in roki hrambe
Spodnja preglednica povzema, za katere namene osebne podatke obdelujemo in kako dolgo jih hranimo.
| Namen obdelave |
Vrste osebnih podatkov |
Rok hrambe |
|
Sklepanje in izvajanje pogodb s strankami ter komunikacija med izvajanjem storitev
|
ime in priimek, funkcija, službeni elektronski naslov in telefon,
podatki o delodajalcu, vsebina korespondence
|
čas trajanja pogodbenega razmerja in 5 let po izpolnitvi obveznosti
|
|
Priprava ponudb in odgovarjanje na povpraševanja
|
kontaktni podatki, vsebina povpraševanja
|
2 leti od zadnjega stika, če do sklenitve pogodbe ne pride
|
|
Izdaja in prejem računov, vodenje poslovnih knjig, izpolnjevanje davčnih obveznosti
|
podatki, ki se navedejo na računu, in podatki o plačilih
|
10 let od konca poslovnega leta, na katero se dokumentacija nanaša
|
|
Pošiljanje e-novic, strokovnih vsebin in vabil na dogodke
|
ime in priimek, elektronski naslov, podatki o odzivu na sporočila
|
do preklica privolitve oziroma ugovora, najdlje [2 leti] od zadnje interakcije
|
Po izteku navedenih rokov osebne podatke izbrišemo ali nepovratno anonimiziramo, razen če je daljša hramba potrebna zaradi izpolnjevanja zakonske obveznosti ali zaradi uveljavljanja oziroma obrambe pravnih zahtevkov.
6. Uporabniki osebnih podatkov
Osebnih podatkov ne prodajamo in jih ne posredujemo tretjim osebam za njihove lastne namene trženja. Dostop do njih imajo le naši zaposleni in sodelavci, ki jih potrebujejo za opravljanje svojega dela in so zavezani k varovanju zaupnosti.
Osebne podatke lahko razkrijemo naslednjim kategorijam uporabnikov:
- računovodskemu servisu, revizorjem, odvetnikom in drugim strokovnim svetovalcem;
- podizvajalcem, ki sodelujejo pri izvedbi storitev za našo stranko;
- pristojnim državnim organom, kadar to zahteva zakon ali kadar je to potrebno za uveljavljanje naših pravic.
Z vsemi pogodbenimi obdelovalci imamo sklenjene pogodbe o obdelavi osebnih podatkov, ki jim nalagajo enako raven varstva, kot jo zagotavljamo sami.
Pri svojem delu lahko uporabljamo orodja umetne inteligence kot pripomoček. Osebnih podatkov in zaupnih informacij ne vnašamo v orodja, ki bi jih smela uporabiti za učenje svojih modelov ali jih razkriti tretjim osebam, razen kadar imamo za to izrecno podlago in ustrezno pogodbeno ureditev. Za pravilnost in strokovnost rezultatov ostajamo v celoti odgovorni sami.
7. Uporaba orodij umetne inteligence
Če pride do kršitve varstva osebnih podatkov, ki bi verjetno povzročila veliko tveganje za vaše pravice in svoboščine, vas o tem obvestimo brez nepotrebnega odlašanja, o kršitvi pa skladno z 33. členom GDPR obvestimo tudi Informacijskega pooblaščenca.
Izvajamo ustrezne tehnične in organizacijske ukrepe za zaščito osebnih podatkov pred izgubo, zlorabo, nepooblaščenim dostopom, razkritjem in spreminjanjem. Ti med drugim vključujejo nadzor dostopov po načelu najmanjših potrebnih pravic, šifriranje prenosov, redno varnostno kopiranje, posodabljanje sistemov in usposabljanje sodelavcev.
8. Varnost osebnih podatkov
Podrobnosti o posameznih piškotkih, njihovih namenih, ponudnikih in rokih veljavnosti so navedene v obvestilu o piškotkih, dostopnem na naši spletni strani. Nastavitve privolitve lahko kadar koli spremenite prek povezave [nastavitve piškotkov] in prek nastavitev svojega brskalnika.
Na spletni strani www.ruy.si uporabljamo piškotke in podobne tehnologije. Nujno potrebne piškotke, brez katerih stran ne deluje, uporabljamo na podlagi zakonitega interesa. Analitične piškotke namestimo šele na podlagi vaše privolitve, ki jo lahko kadar koli prekličete.
9. Piškotki in spletna stran
Zahtevo naslovite na info@ruy.si ali na naš poslovni naslov.
V zvezi s svojimi osebnimi podatki imate naslednje pravice:
- pravico do dostopa do podatkov in do kopije podatkov, ki jih o vas obdelujemo;
- pravico do popravka netočnih in dopolnitve nepopolnih podatkov;
- pravico do izbrisa, kadar so izpolnjeni pogoji iz 17. člena GDPR;
- pravico do omejitve obdelave;
- pravico do prenosljivosti podatkov, ki ste nam jih posredovali na podlagi privolitve ali pogodbe;
- pravico do ugovora obdelavi, ki temelji na zakonitem interesu; kadar podatke obdelujemo za neposredno trženje, obdelavo v ta namen po ugovoru vedno prenehamo;
- pravico do preklica privolitve, kadar obdelava temelji na privolitvi, pri čemer preklic ne vpliva na zakonitost obdelave pred preklicem.
Veseli bomo, če se pred tem obrnete na nas — večino vprašanj lahko rešimo hitro in neposredno.
To politiko občasno posodobimo, kadar se spremenijo naši postopki obdelave ali veljavni predpisi. Vsakokrat veljavna različica je objavljena na spletni strani www.ruy.si z navedbo datuma uveljavitve. Ob pomembnejših spremembah vas obvestimo tudi neposredno, če imamo vaše kontaktne podatke.
Če menite, da so vaše pravice kršene, se lahko pritožite pri nadzornem organu:
Informacijski pooblaščenec Republike Slovenije, Dunajska cesta 22, 1000 Ljubljana
Elektronska pošta: gp.ip@ip-rs.si | Spletna stran: www.ip-rs.si
10. Vaše pravice
Ta politika zasebnosti velja od 15.9.2026.
11. Pravica do pritožbe
12. Spremembe politike zasebnosti
13. Veljavnost
RUY d.o.o.
Tovarniška cesta 36, 1370 Logatec | info@ruy.si | 031 318 724 | www.ruy.si
